Hjemmekontor – Hva er det beste for fremtiden?
I en verden hvor arbeidsmiljøet raskt endrer seg, har hjemmekontor blitt et populært tema for mange ansatte og mange bedrifter. De fleste bedrifter og ansatte har omfavnet denne modellen, men det er viktig å påpeke at det er både fordeler og ulemper ved denne tilnærmingen. Vi vil i denne artikkelen beskrive litt av dagens situasjon, samt hvor vi ser utviklingen er på vei. Vi har også skrevet flere innlegg som går noe mer i dybden på enkelte områder og hva man kan gjøre for å optimalisere bruk av hjemmekontor. Dette vil være til beste for både de ansatte og bedriften. La oss for enkelhets skyld kalle alt for hjemmekontor, enten man jobber hjemme, på hytta, i bilen, i båten, på hotellet, fra en Cafe, eller ett annet sted man kan finne det hensiktsmessig.
Covid – Den store testen
Hjemmekontor var ikke noe nytt fenomen når Covid traff oss i 2020. Covid satte virkelig fart på utviklingen når det kom til å jobbe utenfor fast arbeidsplass. Når den første frykten avtok for hvordan næringslivet skulle takle nedstengelsen, var det mange som omfavnet denne måten å jobbe på. Flere selskaper så for seg store kostnadsbesparelsene i fremtiden, med å ha mange ansatte som jobbet utenfor kontoret. Det var også stor glede blant mange ansatte som fikk mer tid med barna, fleksibilitet med tanke på jobb / fritid. Dette samtidig som kontrollen og oppfølgningen fra sjefen ble lavere, mange opplevde at de fikk mer frihet i hverdagen.
Det som var den fine læringen med nedstegnelse under Covid, var at man fikk muligheten til å teste i praksis hva arbeidsformen gjør med de ansatte og bedriften over tid. Vi fikk derfor muligheten til å teste dette ut i en relativt kort periode, normalt ville denne kompetansen tatt mange flere år å utvikle. Hjemmekontor kan for den ansatte over tid føre til isolasjon, siden det er mindre fysisk sosial interaksjon med kolleger. Dette kan påvirke både mental helse og arbeidsrelasjoner.
Fleksibilitet
En av de største fordelene med hjemmekontor for den ansatte er fleksibiliteten det tilbyr. Mange ansatte i dag, og i fremtiden, vil forvente å kunne jobbe på hjemmekontor, fra hytta, fra båten eller lignende steder. Om fremtidig krav fra ansatte ikke innebærer hjemmekontor hele tiden, så i hvert fall deler av arbeidstiden. Som arbeidsgiver vil man derfor bli tvunget til å måtte tilby mulighetene for hjemmekontor. Det for å kunne beholde ansatte eller være ett aktuelt valg for nye ansatte når man skal rekruttere. Det er i utgangspunktet store fordeler for den ansatte, da de ofte kan velge arbeidstidene sine og skape en balanse mellom jobb og privatliv som fungerer best for dem. Det er store tidsbesparelser, og enkelte undersøkelser peker på at ansatte både blir effektive og motiverte av denne arbeidsformen. Det finnes også kostnadsbesparelser for reise og besparelse av miljø som kan være positivt for den ansatte.
Arbeidsgivers utfordring
Alle arbeidsgivere har en plikt til å ivare de fysiske arbeidsforholdene til den ansatte. Det er ikke like lett å følge opp det når den ansatte jobber fra andre steder enn på kontoret. Men også den mellommenneskelige delen er mer krevende å legge til rette for. Det å jobbe mye på hjemmekontor betyr at man i større grad er isolert og ikke samhandler på samme måte som man gjør når man treffes fysisk.
Vi vet at mennesker som treffes fysisk skaper en annen måte å ha interaksjon på. Dette bygger sterkere bånd i mellom kollegaer, dette vil kunne påvirke, tillit, ansvar, tilhørighet, motivasjon, kreativitet og lojalitet. Alle disse punktene vil kunne påvirke effektivitet og resultat den enkelte ansatte får ut av sitt arbeid. Dette vil derfor ha direkte påvirke bedriftenes verdiskapning. Det er menneskene i en organisasjon som skaper verdi, så det å ivareta de ansatte vil være positivt på alle måter.
//Artikkel fortsetter under bildet//
Alle bedrifter ønsker i utgangspunktet å bygge en sterk kultur, hvor de ansatte føler lojalitet og tilhørighet. Organisasjon og gruppetilhørighet er en viktig bærebjelke i bedriften når det gjelder å ivareta bedriftens fremtid. Det å skape en kraftig orgnisasjonstilhørighet er ikke noe man klarer å lykkes med, hvis de ansatte ikke jobber sammen. Samtidig krever fremtidens ansatte å kunne jobbe på hjemmekontor. Bedrifter ønsker å stimulere til at ansatte er motiverte og yter sitt beste på jobb. Perioden under Covid viste at dette kunne være ekstra vanskelig når man ikke hadde fysisk interaksjon. Det stilte ekstra høye krav til ledere å prøve å skape de samme forutsetningene. Les mer om hvorfor fysisk samhandling er så viktig, og hva det gjøre med verdiskapningen i bedriften.
Selv om hjemmekontor har mange fordeler, medfører det også utfordringer, spesielt når det gjelder læring og sosialiseringsprosesser for nyansatte. En av de største utfordringene er mangelen på umiddelbar tilgang til kolleger og mentorer som kan gi veiledning og støtte. På et fysisk kontor kan nyansatte raskt stille spørsmål og få hjelp, noe som bidrar til en mer effektiv og organisk læringsprosess. Denne muligheten reduseres betydelig ved bruk av hjemmekontor, hvor kommunikasjonen hovedsakelig skjer gjennom digitale kanaler. Dette kan føre til at nyansatte føler seg isolerte og usikre. Det kan være vanskeligere for nyansatte å lære bedriftens kultur og dynamikk. I tillegg kan mangelen på uformelle samtaler og spontane møter, som ofte skjer ved kaffemaskinen eller i korridorene, hemme etableringen av relasjoner og nettverk på arbeidsplassen. Disse uformelle interaksjonene er viktige for å bygge tillit og samarbeid. Fravær av denne type interaksjon kan føre til en mindre sammenhengende og integrert arbeidsstyrke.
Det er det viktig for bedrifter å utvikle strategier og verktøy for å støtte nyansatte under deres lærings- og sosialiseringsprosesser. Dette selv i en hjemmekontorsituasjon. Ett dirkete innspill her, vil være å sette regler i bedriften, hvor ledere med nyansatte er pålagt og ivareta den nyansattes behov.
Så hva er beste veien videre?
Hjemmekontor har både sine fordeler og ulemper. Det viktigste er å finne en balanse og tilnærming som fungerer både for bedriften og de ansatte. I en ideell verden, vil en hybrid modell som kombinerer hjemmekontor og kontorarbeid være det ideelle. En hybrid modell vil med god tilrettelegging ta det beste fra både kontorjobb og hjemmekontor.
Vi skal også huske at hjemmekontor ikke er for alle, noen arbeidsoppgaver kan ikke utføres hjemmefra. Samtidig kan noen mennesker kan finne det vanskelig å motivere seg uten et fysisk skille mellom hjem og arbeid. Ta derfor også hensyn til de som ikke ønske bruk av hjemmekontor.
Vi tror veien videre for bedrifter, vil være tilby en hybrid løsning, hvor den ansatte kan selv kan velge å jobbe på hjemmekontor. De ansatte burde velge når de selv ønsker, utfra arbeidsoppgavene som skal gjøres, eller utfra andre personlige behov og preferanser. En hybrid ordning vil stimulere den ansattes behov, og på den måten skape motivasjon og lojalitet.
Istedenfor for å pålegge den ansatte å jobbe på kontoret, så burde arbeidsgivere legge til rette for at ansatte trives på jobb, og ønsker å reise på kontoret. Bedrifter som lykkes med dette vil ha et stort konkurransefortrinn i fremtiden. Les mer om hvordan man skaper et attraktivt kontor. Samtidig ønsker man å skape en arbeidsplass som gjør at den ansatte selv ønsker å reise på kontoret og ha fysisk samhandling på jobb.
Thomas og Anniken Holthe
Bilde: Dall-E3